CIRCULAR INFORMATIVA No. 018
DE: FENACOVEN NACIONAL
PARA Directivos – Seccionales Afiliadas
ASUNTO: DOCUMENTOS Y REQUISITOS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN
ACTUALIZAR AÑO 2014
FECHA: 4 de Febrero de 2014
Al iniciar un nuevo año debemos recordarles a todos los afiliados, la renovación y actualización de los documentos y requisitos legales exigidos por el Estado y que rige la actividad comercial, son de obligatorio acatamiento, deben tramitarse para dar cumplimiento a lo requerido en las visitas de cualquier entidad Gubernamental o Policiva, para evitar multas o sanciones e incluso, hasta el cierre del almacén temporalmente.
Los documentos y requisitos pueden variar de una ciudad a otra, sin embargo, en general son los siguientes:
- 1. CÁMARA DE COMERCIO.
En esta entidad se debe tramitar el Registro Mercantil, actualizar el Certificado de Existencia y Representación Legal, para así dar fe pública de su calidad de comerciante, entre otras, con la finalidad de evitar multas que pueda imponer el ente de control (Superintendencia de Industria y Comercio).
- 2. INDUSTRIA Y COMERCIO.
La declaración de este impuesto es bimestral, para las personas jurídicas y naturales del régimen común y al liquidarse para su correspondiente cancelación se incluye el impuesto de Avisos y Tableros así como también la sobretasa de Bomberos.
La entidad recaudadora establece un calendario para el pago de dicho impuesto, donde cada almacén mediante su último número del Nit puede saber cuál es su fecha oportuna de pago.
El incumplimiento de lo estipulado en este calendario, genera intereses moratorios.
- 3. CERTIFICADO SANITARIO.
Se refiere a las condiciones sanitarias de los establecimientos y de la existencia de extintores. Los almacenes de compra venta, no ameritan fumigación, ya que por lo general, son instalaciones que no están expuesta a la reproducción de plagas; sin embargo, las Secretarías de Salud de algunas alcaldías exigen este certificado.
- 4. CERTIFICADO DEL USO DEL SUELO.
Lo establece la Secretaría de Planeación, su trámite se ejecuta antes de realizar las obras de adecuación del local y así establecer, si es permitido o no la explotación de la actividad en esa zona. Este certificado no genera ningún costo y es de carácter indefinido, una vez sea expedido.
- 5. IMPUESTOS AMBIENTALES.
Para el caso de los Almacenes de Compra Venta se tiene en cuenta los siguientes dos aspectos: la publicidad exterior visual que determina medidas reglamentarias en los avisos, y el auditivo cuando en sus locales se difunde sonido que no debe sobrepasar los 65 decibeles en el día. Dicho incumplimiento amerita multas y sanciones conjuntamente.
- 6. CERTIFICADO DE BOMBEROS.
Este documento sirve para certificar el nivel de seguridad del almacén, lo cual se corrobora con las revisiones que los funcionarios del cuerpo de bomberos realizan cuando expiden el mismo. Existen algunas ciudades en donde este documento tiene un costo y en otras, es completamente gratuito.
- 7. LIBRO DE REGISTRO DE FIRMAS.
El libro de registro aun cuando no constituya un documento como tal, se debe tener como elemento integral del almacén, ya que al momento de las visitas por parte de las autoridades policivas o fiscales, éste es requerido. Por tal razón, se recomienda que todos los almacenes lo tengan, debidamente diligenciado y con las firmas de los clientes que realizan los contratos.
- 8. LICENCIA DE SOFTWARE
Los programas o software que se utilizan en los equipos, son distribuidos bajo una licencia, ésta es un contrato, la cual se utiliza para que un tercero reciba el derecho de uso sobre un bien material o inmaterial. A cambio del uso, el tercero paga un monto de dinero determinado por el propietario de la licencia y es requerida generalmente, por la DIAN.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha incrementado las inspecciones de legalidad del software que utilizan las empresas en Colombia. En cada visita, los funcionarios solicitan a los almacenes las licencias que demuestren la legalidad de los programas, las facturas de compra, los equipos y demás aparatos en los que se encuentra instalado el software, por ello, se hace imperiosamente necesario contar con este documento en el almacén.
Es importante que promovamos la cultura del buen contribuyente en todos los representantes de los Almacenes de Compra Venta con Pacto de Retroventa, en aras de contar con una actitud proactiva de cumplimiento de las normas legales especialmente, aquellas que al ser incumplidas nos exponen a acciones policivas y a cierres temporales de los almacenes de Compra Venta.
SANDRA LOPEZ SOLANO
Directora Ejecutiva FENACOVEN Nacional
Cel. 301 773 0099
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